SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN
FAKULTAS TARBIYAH IAIN WALISONGO SEMARANG TAHUN 2011
I. PENDAHULUAN.
Saya bekerja di Kementerian Agama ditempatkan di IAIN Walisongo Semarang pada Fakultas Tarbiyah sub unit kepegawaian dan keuangan. Diskripsi pekerjaan yang saya lakukan ada tiga macam, yang pertama tentang kepegawaian, yang kedua tentang keuangan dan yang ketiga tehnisi laboratorium microteaching Fakultas Tarbiyah.
1. Dibidang Kepegawaian saya mengurusi kenaikan pangkat, pensiun, mutasi dan surat-surat tentang kepegawaian kususnya pada tingkat kepegawaian Fakultas Tarbiyah. Jumlah pegawai dan dosen Fakultas Tarbiyah 120 orang. Segala urusan kepegawaian bertanggung jawab hirarkhi ketingkat kepegawaian Institut, kemudian dilanjutkan proses ke BKN atau ke Kementerian Agama Jakarta. Seperti kenaikan pangkat, pensiun, mutasi dan sebagainya.
2. Di bidang keuangan saya diberitugas memproses :
a. Lembur Uang makan
b. Remunerasi
c. Honorarium aneka macam kepanitiaan (workshop, seminar, PPL, lokakarya dsb)
d. Honorarium manajerial pejabat.
3. Tehnisi Laboratorium Microteaching.
a. Menyuting Praktikan.
b. Editing Gambar
c. Cetak CD
d. Perawatan alat-alat Laboratorium
II. PENJELASAN PEKERJAAN.
A. Bidang kepegawaian mengurusi kenaikan pangkat para pegawai maupun dosen sefakultas tarbiyah. Kenaikan pangkat ini prosesnya antara pegawai dengan dosen berbeda. Kalau pegawai struktural biasanya cukup dengan melampirkan foto copi SK terakhir, daftar riwayat hidup, DP 3, surat usul mutasi kenaikan pangkat, KGB, Karpeg dan Kp.4. Persyaratan ini kami kirim kebagian kepegawaian tingkat Institut kemudian diberi persetuajuan oleh Rektor lalu dikirim ke Jakarta atau ke Kanreg BKN Yokyakarta untuk diproses SK kenaikan pangkatnya. Setelah itu tinggal menunggu SK jadi dari BKN Yokyakarta atau Jakarta. Untuk golongan I sampai III persetuan SK dari BKN Kanreg Yokyakarta, sedang golongan IV persetujuan dari BKN kementerian Agama Pusat kemudian ke Mendiknas, disetujui baru dibuat SK itu di Kementerian Agama Pusat kemudian setelah jadi didistribusikan ke IAIN lalu diproses ke KPN guna mencairkan gaji dosen atau pegwai. Untuk kenaikan pangkat dan jabatan dosen pada dasarnya persyaratan adminstratifnya sama, namun ditambah dengan angka kridit (KUM). KUM ini meiputi 4 instrumen yaitu, Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, Pengabdian Masyarakat, dan Unsur Penunjang Profesi. Angka kridit ini dirapatkan oleh dewan TPAK (Team Penilai Angka Kredit) tingkat Fakultas maupun tingkat institut. Untuk jabatan fungsional Asisten Ahli sampai Lektor direkomendasi oleh keputusan rapat senat Fakultas, sedangkan jabatan fungsional Lektor Kepla dan Guru Besar direkomendasi oleh keputusan rapat senat Institut. Kemudian dibuatkan usul mutasi kenaikan pangkat yang ditanda tangani oleh rektor lalu diusulkan kekementerian agama pusat di Jakarta dan Mendiknas.
B. Bidang Keuangan.
Saya diserahi tugas :
Yang pertama tentang absen yaitu sistem absensi fakultas tarbiyah menggunakan digital absensi yakni absen dengan sidik jari. Pegawai datang sebelum jam 7.30 WIB dan pulang setelah jam 15.30 WIB. Bila mana datang telat 7.30 WIB dan pulang sebelum 15.30 WIB maka uang remunerasi hilang. Sidik jari absen ini kegunaannya adalah :
1. Mengontrol kedisiplinan pegawai dan dosen.
2. Untuk menghitung uang makan dan remunerasi.
3. Untuk membuat laporan kinerja pegawai dan dosen.
Untuk mengontrol kedisiplinan pegawai yaitu absen setiap bulan sidik jari pegawai dan dosen dilaporkan ke Kementerian Agama Pusat. Kegunaannya adalah untuk menentukan sejauhmana kedisiplinan pegawai dan dosen serta untuk menganalisa beban kerja pegawai dan dosen tersebut. Laporan ini biasanya dilenkapi dengan bahan kinerja yang lain. Uang makan pegawai dan dosen sebesar Rp. 20 ribu perhari diberikan berdasarkan jumlah kehadiran. Antara pegawai, dosen dan pejabat sama uang makannya. Sedangkan remunerasi sesuai gred (tingkatan) masing-masing. Namun yang sudah berjalan di IAIN Walisongo belum Remunerasi Nasional akan tetapi remunerasi BLU. Sehingga jumlahnya jauh lebih sedikit dari remunerasi Nasional. Remunerasi nasional untuk pegawai dan doen IAIN Walisongo masih dalam penilaian tim independen Pemerintah di kementerian agama Jakarta.
Hirarkhi pekerjaan saya melibatkan unit lain, misalnya bidang keuangan kami senantiasa SPJ semuanya melalui team ferifikasi keuangan Institut, baru kemudian ke KPN. Semua penghasilan kena pajak masuk kas Negara baru kami mencairkan sesuai dengan RAKL yang telah disetujui KPN. Sekarang ini IAIN Walisongo dalam masa transisional dari Institut ke Universitas.Sedang UIN Walisongo mulai 2012. Kalau 2012 nanti telah menjadi UIN maka Jabatan Struktural Eselonya naik. Kepala Biro dari eselon II.b menjadi IIa, Kabag dari III.b menjadi III.a Kasubag tetap eselio IV.a. Anggaran kalau masih Institut sekitar 120-200 milyard sedangkan UIN sekitar 250- 300 milyard. System pelayanan birokrasi maupun publik IAIN dengan system BLU (badan layanan umum), lembaga setengah swasta atau suata bersubsidi. Subsidi pemerintah 3/4 %. IAIN diberi keleluasaan mengelola sumber kekayaan kampus.
Adapun bentuk penggunaan kode akun, kode anggaran tidak bisa kami tulis disini karena sangat banyak sekali, namun dapat dilihat pada lampiran-lampiran yang kami berikan di akhir tugas ini. Selain tugas tiga tersebut masih ada tugas tambahan yaitu menjadi team pengelola laboratorium microteaching.
Diskripsi laboratorium ini adalah suatu media pembelajaran pelatihan profesi guru sebelum mahasiswa terjun praktek pengalaman lapangan di sekolah-sekolah, baik di SMA/Ma, SMP/MTs maupun di SD/MI. Mahasiswa latihan mengajar di Lab ini. Ketika latihan mengajar disuting secara alami dengan kamera CC TV 3 dimensi, sehingga ekspresi mahasiswa terekam secara all out, komprehenship dan alamiah. Perekaman dikendalikan dari ruang operator oleh petugas. Dan dievaluasi oleh dosen dari ruang observer. Kemudian hasil rekaman itu dicetak menjadi video CD yang dapat diputar ulang sebagai bekal perbandingan saat akan PPL di sekolah.
C. Ada tugas lain yang kami terima dari pimpinan secara temporer antara lain Panitia PLPG guru se Jawa Tengan, Memback up tugas akademik seperti wisuda, stadium general, pendaftaran mata kuliah, KKN ujian Komprehenshi, uian skripsi dll.
IIIi. SISTEM PELAYANAN MANAJEMEN INFOMASI DI INSTITUSI SAYA ANTARA LAIN :
A. ABSEN DIGITAL (DIGITAL ABSENSI)
Yaitu sistem kontrol kehadiran pegawai dan dosen IAIN Waisongo dengan sidik jari. semua pegawai dan dosen memasukkan jarinya ke mesin absen setiap hari untuk mendapatkan uang makan dan remunerasi. Kehadiran tidak boleh melebihi jam 07.30 dan pulang sebelum jam 15.30.
B. LAN (Local Area netword), yaitu sistem pelayanan mahasiswa yang meliputi : pendaftaran mata kuliah, pembelajaran multi media, akses nilai dan pendaftan ujian kompre dan munaqosah. Mahasiswa melihat nilai mata kuliah cukup akses lewat komputer yang telah disediakan. Juga pelayanan registrasi membayar SPP data diakses lewat LAN ini.
C. PENGELOLAAN BARANG NEGARA (BMN)
Semua pendataan barang milik negara lewat program SAKBP.dalam program ini petugas infentaris barang tinggal memasukkan kode barang, jumlah barang, no urut, tahun pengadaan dan sebagainya.
Sedangkan ditingkat institut sebenarnya masih banyak sekali sistem program pelayanan publik kampus maun umum yang tidak bisa kami tuangkan di sini.
V. SARAN-SARAN DAN PENUTUP
Dalam bidang kepegawaian ada bebarapa kelemahan birokrasi yaitu antara lain :
Pengurusan kenaikan pangkat yang golongan IV a ke atas, kementerian agama (IAIN Walisongo) harus melalui team ferifikasi Kementerian Pendidikan Nasional. Hal ini sangat mengahambat proses kenaikan pangkat. Seringkali sampai satu tahun belum selesai atau jadi SK. Padahal di kementerian agama sekarang ini telah banyak para profesor yang kompeten dalam hal iniadalah pekerjaan yang ringan,tetapi kenapa harus lewat mendiknas. Hal ini pernah saya sampaikan ketika acara lokakarya analisis jabatan dan beban kerja di hotel Kusuma Madya Bandungan Ambarawa pada nara sumber dari kementerian agama pusat yaitu bapak Dr. Handoyo Suwito yang mana beliau pernah terlibat langsung dengan masalah ini. Namun karena sebenarnya masalah pendidikan bangsa adalah milik Mendidknas maka sampai detik ini regulasi yang memperlambat proses kenaiakan pangkat golongan IV dan guru besar ini tetap melalui ferifikasi alalis kepegawaian mendiknas. Mudah-mudahan ada solusi regulasi yang bijak , adil efektif dan efisien di tahun-tahun mendatang.
Kemudian dalam bidang anggaran, kenapa pemerintah mengucurkan anggaran dipolitisasi. Yaitu dipertengahan tahun sehingga, skedul kegiatan kami kadang tidak terealisir dikarekan waktu yang tidak cukup leluasa bagi kami. Kegiatan telah diformat lewat system perencanaan baik volume, team skedulnya dan sebagainya namun kadang pemerintah sendiri sering terlambat pencairan anggaran. Mudah-mudahan kedepan ada regulasi yang tepat, cepat dan cerdas. Sehingga kami bisa bekerja seoptimal mungkin. Mohon kritik kontruktif tulisan ini agar lebih baik dan bermanfaat. terima kasih.
Penulis
Sopii
Tidak ada komentar:
Posting Komentar